Email: Cómo usar el correo electrónico con Gmail, Hotmail, Yahoo…

Autor: Borja Girón 23 febrero, 2024 19 min. de formación

Usar bien el email no es tan fácil cómo parece. Gmail, Hotmail, Outlook, Yahoo Mail, Mymail, Godaddy, Webmail son algunos de los servicios de emails que más se usan y que nos permiten tener y gestionar nuestro correo electrónico

Voy a enseñarte a usar el email o correo electrónico de forma correcta y aprenderás muchos trucos que no pensabas que podías hacer con un simple email. ¿Empezamos? ¿Login o Sign up?

⏳ La historia del email o correo electrónico

Muchos no los saben, pero el email se desarrolló antes de que existiera Internet. Allá por 1962 el Massachusetts Institute of Technology usó un IBM 7094 diseñado para permitir que se conectaran varios usuarios desde otros ordenadores para otros fines. Esos fines solucionaban un problema de comunicación entre usuarios de la misma máquina, es decir, empezaron a mandar mensajes internos.

Pero esto aún no eran emails. No fue hasta 1971 cuando se mandó el texto “QWERTYUIOP” (una fila del teclado) a través de la conocida red ARPANET (un ordenador junto a otro en la misma red).

Ray Tomlinson fue el que añadió la arroba (@ que en inglés se lee “at” y se traduce como “en“) para separar el nombre de usuario y el nombre del ordenador.

En 1977 el uso del email se empezó a utilizar de forma habitual.

💻 Plataformas de email personal

Existen muchas formas de obtener una dirección de email.

Las más conocidas, seguras y usadas a día de hoy son:

1. Gmail: El más conocido y usado. Pertenece a Google. Permite añadir extensiones con las que ampliar las funcionalidades como Mailtrack que añade los check similares a Whatsapp para saber si abren los emails o Streak CRM que permite añadir un CRM. Gran diseño y fácil de usar.
2. Yahoo Mail: Uno de los más usados hace unos años. A fecha de hoy aún tiene un gran público que lo usa.
3. Outlook Live (Antes era Hotmail): Pertenece a Microsoft y también es muy usado. Incluye calendario, contactos, tareas y One Drive para guardar archivos en la nube.
4. Aol Mail: Más utilizado en EEUU y otros países.
5. iCloud Mail: El correo de Apple.
6. ProtonMail: Si buscas nivel de seguridad extremo.
7. Hushmail: También para frikis de la seguridad y el anonimato.
8. Tutanota: Para los locos de la seguridad.

Estos servicios de email son gratuitos aunque muchos tienen una versión de pago con la que ofrecen más funcionalidades y la posibilidad de quitar la publicidad.

Truco para novatos: Responde a los emails directamente para mantener el hilo de la conversación.

🚀 Plataformas de email profesional

En muchos casos es necesario usar plataformas que ofrezcan un servicio más enfocado en ayudar a las empresas, autónomos y profesionales en su día a día.

Si el servicio de email se da desde una web y no requieren instalar un software se le conoce como Webmail.

Los proveedores de correo electrónico profesionales más usados que permiten crear direcciones de email con el nombre de dominio tipo contacto@empresa.com son:

1. Gmail para Empresas: La versión profesional de Gmail que permite integrar distintas direcciones de email. Está dentro de G Suite de Google Cloud.
2. Microsoft Outlook: La versión para descargar e instalar de Microsoft.
3. Zoho Mail: Se trata de una opción más dentro del famoso CRM de gestión de clientes. Correo electrónico empresarial y seguro para negocios. Con nuevo diseño y características muy interesantes para empresas.
4. Thunderbird: Permiten integrar el nombre de la compañía y ser más productivo gracias a las tareas, el calendario o el chat. Requiere instalación.
5. Webmail de Ionos.es: Webmail de acceso para clientes del Hosting de Ionos (Antes 1&1).
6. Webmail de Mail.com: Webmail de acceso para clientes del Hosting de Mail.com en inglés (Pertenece a Ionos).
7. Webmail de GMX.es: Webmail de acceso para clientes del Hosting de gmx.es en español (Pertenece a Ionos).
8. Webmail de Nominalia: Webmail de acceso para clientes del Hosting de Nominalia.
9. Webmail de One.com: Webmail de acceso para clientes del Hosting de One.

Truco: Siempre que puedas, soluciona las cosas a través de email y evita reuniones innecesarias. Deja de procrastinar.

📩 Email Marketing

Miles de veces he escuchado que el email no funciona para conseguir más visitas o ventas. Que el correo electrónico está muerto y que es algo que se ha quedado atrás. No puedo reírme más cuando escucho cosas así.

Pero eso no quita que no sea crítico con las innumerables tonterías que se dicen por Internet justamente diciendo lo contrario. Que el email marketing es una maravilla y que la clave está en tu famosa lista.

Ni una cosa ni la otra. Ya fui muy crítico con este asunto en el polémico post que escribí “La cruda realidad del email marketing” en el que trato la venta de humo que hay en el sector.

Está claro que si se realizan buenas acciones de email marketing cualquier negocio puede ver incrementar sus ingresos considerablemente pero no es tan fácil como parece.

Y como sabes, tú mismo lees tus emails cada día varias veces desde tu móvil Android o iPhone y desde el PC o Portátil.
Te lees todos y cada uno de ellos o al menos lees el asunto y en base a este y a la persona que lo envía decides abrirlo, dejarlo para luego o borrarlo directamente.

El email marketing funciona y mucho si se hace bien. Pero no tanto como dicen por ahí.

📊 Plataformas de Email Marketing

Cuando queremos realizar un envío masivo de emails, es decir, enviar el mismo email a muchas de personas a la vez, necesitamos usar una herramienta de gestión de email más potente que se encargue de esto.

Algunas de las mejores y más conocidas plataformas de email marketing son Mailrelay, Mailchimp, Acumbamail, Getresponse, Aweber. Las hay más avanzadas como Active Campaign, Infusionsoft, Marketo, MDirector, Hubspot o Benchmark Email (una de mis favoritas) junto a Sendinblue.

También existen plugins para WordPress como MyMail o Mailpoet que permiten tener todo integrado en WordPress.

En estos casos puedes configurar el envío de los emails a través de un servidor externo o a través de tu propio email integrado en WordPress.

Si eres un blogger de marca personal puedes usar el segundo sistema que es gratis, pero cuando creces un poco es mejor integrarlo con Amazon SES o SendGrid.

👌 Buen uso de los emails

Tanto si usas las plataformas de email de una forma personal o profesional o incluso para hacer envíos masivos a tu lista de suscriptores, debes saber qué hacer y qué no cuando mandas un email. Aquí van unos puntos importantes a tener en cuenta antes de mandar un email:

• Asunto: Este es el título del email. Debe ser claro y directo. Nunca lo dejes vacío. Recuerda que la persona o personas a las que envíes el email reciben muchos correos electrónicos cada día y si no cuidas este campo no lo abrirán.
• Respuestas: Usa la opción de responder sobre el mismo email cuando la conversación se mantenga. No hay nada peor que ir creando nuevos emails tratando el mismo tema cambiando el asunto.
• Personaliza: Habla para cada usuario. Añade su nombre si es un envío individual o el parámetro adecuado si usas una plataforma de email marketing para que aparezca el nombre de la persona al principio. Usando el plugin MyMail sería escribir algo así: Hola {firstname}, ¿qué tal estás?
• Segmenta: Imagina que ofreces un curso de cocina para novatos. Cuando mandes un email a tus suscriptores para promocionar el curso, como es lógico no añades a las personas que ya están apuntadas en el curso. Parece de cajón ya que este es un ejemplo extremo, pero en la mayoría de casos enviamos el mismo email a todos sin diferenciar a las personas. Eso no quita que haya emails que deben ser enviados a todos nuestros suscriptores pero es muy importante que cada usuario reciba lo que quiere recibir. Por eso es tan importante el uso de las listas.
• Archivos: Envía emails sin archivos adjuntos a no ser que sea algo que te han pedido expresamente. Las plataformas de envío de email suelen tener límite de espacio para los archivos adjuntos y enviar archivos adjuntos hace que los servidores estén muy atentos por si contienen virus. Si quieres mandar un archivo a muchas personas súbelo a una plataforma como Dropbox, OneDrive (integrado en Outlook) o Google Drive y añade un enlace a este archivo.
• Imágenes: Intenta no añadir imágenes en tus emails. Los emails planos sin imágenes se abren más y es más dificil que vayan a la carpeta de spam o promociones.
• Plantillas: Intenta no usar plantillas y en el caso de usarlas deben ser responsive (que se vean bien en el móvil sin necesidad de ampliar con los dedos).
• Cabeza: Usa la cabeza antes de mandar un email. Puedes mandarte un email de prueba antes de mandarlo: ¿Va a llegar a la gente correcta? ¿Si te llegara a ti lo abrirías y te interesaría? Hacerte estas dos preguntas hará que tus emails cumplan su objetivo.
• No compres listas de emails: Esta es una práctica muy común entre empresas. Necesitan llegar a mucha gente y buscan en Internet empresas que vendan listas de emails con personas que pueden estar interesadas en sus productos o servicios. Mucho cuidado con esto ya que los servidores de email como Hotmail o Gmail pueden considerar tus envíos como spam y adiós a tu negocio. En estos casos la avaricia y el desconocimiento pueden jugar en tu contra.
• Contenido: Crea contenido de valor, aporta algo que le interese a tus usuarios y haz crecer tu lista de forma natural. Puedes usar campañas en Facebook Ads o Twitter Ads para agilizar el proceso. Recuerda que lo importante es tener a la gente adecuada y no a miles de personas que no les interesa lo que vendes y que no abran tus emails.

Truco: Revisa los asuntos que usas cuando escribes a un amigo y úsalos en tus campañas de email marketing

Puedes echar un ojo al estudio “sobre el uso y percepción del email marketing en España” que ofrece datos muy interesantes.

📦 Cómo mandar tus emails personales

Lo normal es que cuando mandas un email personal se lo mandes a una persona. En estos casos simplemente añades el email de esta persona en al campo “Para:“, añades un asunto que será lo primero que vea la persona que lo recibe y por último escribes el mensaje.

Hay otras ocasiones en las que quieres mandar un mismo email a muchos amigos, conocidos o empresas. En estos casos hay dos opciones:

• Mandar el email para que todo el mundo vea las direcciones de email del resto de personas.
• Mandar el email para que nadie vea las direcciones de emails del resto de personas.

En el primer caso no habría problema si es un email entre amigos, por ejemplo para organizar un partido de fútbol. Debemos seleccionar la opción “Cc” (Con copia) y añadir en este campo los emails de los amigos. Si tienes una empresa y mandas emails a muchas personas no se recomienda bajo ningún concepto usar este campo ya que se pierde el control de los datos y puede haber problemas legales.

En el segundo caso puede ser un email que quieres que le llegue por ejemplo a varias empresas o bloggers para comunicarles algo. Cuando le llegue el email a uno de ellos no verá el resto de direcciones de email por seguridad. Es fundamental que uses el campo “Cco” (Con copia oculta) para este tipo de emails ya que de lo contrario el email de tus contactos podrá ser usado de forma fraudulenta y tú serías uno de los culpables por distribuir direcciones de email sin el consentimiento de los implicados.

De esta forma podrías querer dar a conocer un nuevo proyecto que has lanzado y mandar el mismo email a todos para ahorrar tiempo.

Decirte que este tipo de prácticas suelen dar malos resultados y al final por querer ahorrar tiempo lo que haces es perderlo. Me explico. Cuando te llega un email que se ha enviado a mucha gente no se personaliza y eso se nota. Lo que suele pasar es que la gente borra estos emails y los añade en la carpeta de spam. Los siguientes emails que envíes a esta persona ya no los verá. Por tanto en estos casos, o mandas un email uno a uno que funcionará mucho mejor o usas alguna plataforma de email marketing.

Truco: Piensa siempre en la persona a la que te dirijas cuando mandes un email y sorpréndela

✂ Nuevo diseño de Gmail

📤 Cómo mandar emails profesionales

Cuando trabajas en una empresa lo normal es que se usen plataformas como las vistas anteriormente para mejorar la productividad. El sistema de envío de emails es similar al de envío de correos electrónicos personales pero teniendo en cuenta que hay veces en las que no todo es armonía y paz.

Lo que quiero decir es que debes controlarte y responder de la forma más cordial posible.

Cuando se manda un email y hay tensión entre el emisor y el receptor se nota en las palabras. El texto refleja esta tensión y al leerlo puede malinterpretarse y llevar a confusiones.

Seguramente te haya pasado. Un ejemplo muy claro se ve con los mensajes de Whatsapp. ¿Cuántas veces has querido hacer un comentario gracioso que muchos han interpretado erróneamente? Si yo te contara… 😛

Pues eso, piensa bien cada email que mandes en el trabajo y más aún si pones en copia a otros responsables.

Además trata siempre de dejar claro todo y facilitar las cosas para no tener que ir a consultar otros emails. Puedes añadir un “En resumen, lo que me gustaría es que…“. De esta forma dejas claro qué es lo que necesitas de la persona o personas a las que les mandas el email.

💎 Cómo mandar emails masivos

Cuando tienes una empresa o un negocio propio necesitas usar alguna plataforma de email marketing para llegar a tus clientes, tener un control de estos y automatizar envíos. Para hacer un buen uso de estas plataformas debes tener muy en cuenta los consejos que te he dado sobre el buen uso del email, pero además debes tener una planificación y segmentación de todos tus envíos siguiendo una buena estrategia.

A modo de ejemplo te diré que a la gente le gusta saber qué días les vas a mandar un email. Si en tu estrategia consideras que mandar un email todos los lunes es lo ideal entonces comunícalo. Si puedes preguntar a tus suscriptores con qué frecuencia quieren recibir los emails y programarlo para cada caso mejor (muchas plataformas permiten hacerlo).

Es importante tener el control de los usuarios que abren, leen y hacen click en los emails. Para que veas lo importante que es analizar estos datos y saber cómo funciona el email marketing te recomiendo echar un ojo a los 3 trucos para mejorar la tasa de apertura de tus emails.

Ten en cuenta el punto anterior sobre el “buen uso de los emails” ya que cuando usas alguna de estas herramientas para llegar a mucha gente corres el riesgo de que tus emails lleguen a la carpeta de spam como ya te he comentado.

✉ Las Newsletters

Cuando entras en un blog o una web de alguna empresa suelen ofrecer la posibilidad de suscribirse a una newsletter. Cuando das tu email ya esperas recibir comunicados que suelen estar orientados a la venta o a dar información corporativa.

Si tienes un blog este tipo de emails no suelen funcionar bien ya que la gente está muy acostumbrada a recibir correos electrónicos de este tipo y suele ignorarlos. Lo que mejor funciona es mandar emails con textos sencillos sin imágenes y escritos a mano que aporten mucho valor.

En mi caso mi Newsletter va más allá y recibes emails con los que aprendes sobre Instagram, Marketing Digital, Productividad, Desarrollo personal y profesional, Ingresos, Herramientas, Tips, aprendizajes… usando un formato muy atractivo a la vez de sencillo.

De todas formas cada proyecto es un mundo. Las newsletter se pueden programar para que se envíen cada vez que publicas tres artículos por ejemplo. Lo importante es probarlo y ver si funcionan las campañas de forma correcta.

⛔ Qué es el SPAM

Ya he hablado sobre el spam pero no te he explicado qué es exactamente. El Spam son emails que se reciben sin que tú los hayas solicitado expresamente con un objetivo comercial o intentado cometer algún tipo de fraude. El Spam suele mandarse por empresas o personas que se saltan la ley y buscan como finalidad ganar dinero a cualquier precio.

Pero no te olvides que tú también puedes estar mandando emails spam si tu único objetivo es vender y no te han dado permiso para usar las direcciones de correo electrónico a las que mandas tus emails. Por tanto ten mucho cuidado con esto.

👥 La gestión de los contactos

Este es un problema muy común. ¿Necesitas un CRM para poder controlar a tus clientes o contactos? ¿Qué pasa si tienes varias cuentas de email?

Yo tengo la mayoría de mis direcciones de email integradas en mi iPhone. También tengo redirecciones de todas mis cuentas a la de Gmail y en esta tengo la extensión Streak CRM que ayuda bastante.

También tengo instalado el plugin Leadin en mi WordPress. Este plugin ha sido desarrollado por Hubspot, la prestigiosa y poderosa herramienta de Marketing. Leadin permite hacer un seguimiento de los usuarios que rellenan algún formulario en tu WordPress. Qué han visitado antes de escribir un comentario o de comprar algún libro en mi web por ejemplo. De esta forma puedo hacer envíos más personalizados.

Conocer a tus contactos y hacer un seguimiento de los mismos es clave. El uso de marcadores en Hotmail o Gmail permite no olvidarse de las cosas importantes.

Existe un podcast llamado Píldoras para Zoho CRM que puede ayudarte a mejorar esta gestión si usas este CRM.

Pero a pesar de todo esto, en muchas ocasiones se perderá el contacto con estos usuarios y mientras no exista alguna forma con inteligencia artificial que permita gestionar todas estas interacciones a través de email, nos faltará mucho para optimizar todo el potencial del email.

Truco: Intenta saber en qué parte del ciclo de vida del cliente está cada usuario

📋 Conclusiones

El email o correo electrónico, como quieras llamarlo, está muy vivo (cada vez más) a pesar de ser uno de los sistemas de comunicación más antiguos de la era digital. Permite conocer a tu audiencia, preguntarles y mantener el contacto con la gente que visita tu web o blog.

Y esto hace que cualquier proyecto pueda durar en el tiempo. Además permite generar confianza y cercanía si incorporas técnicas de copywriting y storytelling a tus emails y artículos. Recuerda que todo lo que hagas debe seguir la misma estrategia para no confundir al usuario.

Empresas, agencias, personas y medios hacen uso del email a diario y saber cómo utilizarlo de forma correcta es cada vez más importante.

El SEO es una de las patas más importantes de una estrategia de Marketing Digital y si juntamos el tráfico de redes sociales y del email marketing podremos diversificar por si pasa cualquier cosa en un futuro.

Además, el no crear una lista de suscriptores desde el principio es uno de los errores más comunes cuando se crea un blog.

Por cierto, si estás pensando en hacer un blog o ya lo tienes y quieres conseguir más visitas entonces tienes que apuntarte a mi nuevo curso Triunfacontublog.com. En este curso te enseñaré a elegir el tema de tu blog, a crear un blog paso a paso, a conseguir más visitas y a monetizarlo. Deja de perder el tiempo y empieza a hacer las cosas bien para alcanzar los objetivos que quieras.

Nada más. Espero que hayas aprendido algo con este post sobre el uso del email.

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